Checklist voor organiseren duurzaam evenement succesvol getest in de praktijk

Niet duurzaam denken, maar duurzaam doen. Dat is wat Klimaatplein partner Obsession belangrijk vindt binnen het bedrijf en de evenementen die zij organiseert. En niet alleen Obsession kijkt met deze ‘groene bril’. Ook de grootste koffie- en thee leverancier ter wereld, Jacobs Douwe Egberts (JDE) Professional maakt toekomstbestendige keuzes. Uit een gedeelde visie op duurzaamheid is een pilot met behulp van een checklist georganiseerd welke is toegepast op het evenement ‘Fair Flavours’.

De pilot moest uitwijzen of de door Obsession speciaal ontwikkelde duurzaamheidschecklist en bijpassende methodiek bijdragen aan het duurzamer organiseren van evenementen. Obsession heeft als missie de checklist te gaan inzetten bij alle toekomstige evenementen die zij organiseert.

Event tijdens duurzaamheidsweek

Het Fair Flavours event vond plaats in de duurzaamheidsweek van JDE Professional, waarin zowel intern als extern aandacht wordt geschonken aan dit onderwerp. Tijdens het evenement kwamen ruim 60 bezoekers samen in Naturalis in Leiden. Ruim 100 personen keken online mee naar het evenement.

Duurzaamheidschecklist voor evenementen

De checklist is onderverdeeld in 7 verschillende thema’s die invloed hebben op het verduurzamen van een evenement. Elk thema wordt beoordeeld op de mate van duurzaamheid: duurzaamst, goed en minst duurzaam. In de praktijk leidde dit tot duurzame keuzes in de verschillende categorieën. Bijvoorbeeld:

• Geheel vegetarische catering met zogenaamde ‘no waste cake’; een taartje gemaakt van overgebleven producten om voedselverspilling tegen te gaan.
• Optimale afvalscheiding en geen gebruik gemaakt van plastic materiaal.
• Gehuurde herbruikbare decorstukken.
• Fysieke bezoekers zijn gestimuleerd om de duurzaamste keuze te maken op het gebied van mobiliteit.
• Via het registratieformulier konden de fysieke bezoekers aangeven hoe zij naar Naturalis zouden komen. Hierdoor was het mogelijk om de CO2-uitstoot te berekenen. Dit werd gedeeld door te communiceren welk aantal bomen er in een jaar moet groeien of het aantal uren dat een 2.3 Megawatt windmolen moet draaien om de uitstoot weer op te nemen of terug te draaien.

Sociale duurzaamheid

Naast duurzaamheid op het gebied van milieu wordt in de checklist ook gelet op sociale duurzaamheid. Draagt het evenement bijvoorbeeld bij aan maatschappelijk projecten, educatie, inclusiviteit of diversiteit, dan heeft dit invloed op je duurzaamheids-score. Tijdens Fair Flavours is er om die reden gekozen voor een ‘Sign Language Bar’, waar de bezoekers hun koffie konden bestellen door middel van gebarentaal. Hiermee wilden Obsession en JDE Professional inclusiviteit als thema op de kaart zetten. Op die manier droeg ook Naturalis als locatie bij aan de bewustwording van de waarde van biodiversiteit. Door de inzet van stagiaires scoorde dit evenement ook op het onderdeel educatie.

Compleet verhaal

De pilot heeft een goed beeld gegeven van de duurzame keuzes die gemaakt kunnen worden bij het organiseren van een evenement. Door gebruik te maken van de duurzaamheidschecklist kregen zowel evenementenbureau Obsession als JDE Professional een goed beeld van de impact die dit evenement heeft gehad op het klimaat. Uiteindelijk scoorde Fair Flavours een 9,3. Een mooie score, vond het projectteam van JDE Fair Flavours. “De methodiek is een compleet verhaal, aangezien elke factor van de organisatie van een event is meegenomen en telkens een duurzame keuze wordt gestimuleerd,” aldus  het projectteam van JDE Professional.

Uitdagingen

In de toekomst wil Obsession bij ieder evenement gebruik maken van de duurzaamheidschecklist om elke opdrachtgever bewust te maken van diens keuzes. Door deze methodiek te volgen, werkt zij – samen met haar opdrachtgevers – aan een betere toekomst. “Sommige thema’s zijn veeleisender dan andere, omdat deze afhankelijk zijn van de gekozen leveranciers. Denk daarbij aan de locatie en cateraar. Het is daarom altijd van belang om de duurzame keuzes van leveranciers mee te nemen,” benadrukt Obsession’s Donna Steijn, projectmanager en duurzaamheid coördinator. “De samenwerking met JDE professional heeft laten laat zien dat het mogelijk is.”

Wil jij ook een zo duurzaam mogelijk evenement organiseren? Neem dan contact met Obsession > op.