Circulair inkopen van meubels: Zo doet de Universiteit Utrecht het

Eerst hergebruiken, dan tweedehands en dan pas nieuw meubilair inkopen dat aan de hoogste circulaire eisen voldoen. Door deze trap te volgen wil de UU de milieu-impact van haar inkopen flink terugdringen. Hoe werkt dat in de praktijk? En is tweedehands onder de streep niet (veel) duurder? Merijn Smelt is hoofd contract- en leveranciersmanagement op de UU en vertelt hoe de UU dit aanpakt.

Geen nieuw meubilair inkopen

De Universiteit Utrecht (UU) heeft de ambitie om geen nieuw meubilair meer in te kopen. Inkoop van meubilair kost de universiteit jaarlijks ongeveer 1,5 miljoen euro per jaar. Dat betekent ook een grote milieu-impact. De Universiteit gaat inzetten op levensduurverlenging en 100% her-inzetbaarheid van bestaand meubilair. De focus is op meubilair in de kantoor- en onderwijsomgeving, waar de kansen voor hergebruik groot zijn.

Van pilot naar circulair aanbesteden

Merijn legt uit: “Al in 2018 zijn we gestart met een pilot met onze verhuizer. Zij halen overtollig meubilair op bij de gebouwen en slaan het op in een loods. Als er in een ander gebouw meubilair nodig is, kunnen ze bij de opslag terecht. De eerste resultaten waren positief, dus in 2020 zijn we gestart met een aanbestedingstraject. In 2022 is de overeenkomst van start gegaan.”

Hergebruik in aanbesteding

De aanbesteding bestond uit drie percelen met als uitgangspunt maximaal hergebruik van het meubilair. De eigen opslag (het eerste perceel) is daarmee het belangrijkste en ook gelijk het meest innovatieve deel van de opdracht. Hiermee voorkom je namelijk inkoop in zijn geheel. Niet inkopen is immers nog altijd duurzamer dan verantwoord inkopen. Hiermee is de UU uniek in haar aanpak. Verhuizer Convoi is samen met Alvero de opdrachtnemer van dit perceel.

Desnoods tweedehands

In het tweede perceel ging de UU op zoek naar aanbieders van tweedehands meubilair, mocht hergebruik intern niet voldoen. Hiervoor kwam de UU uit op Workbrands, Ahrend en Gispen. Zij gaan per uitvraag op zoek naar geschikt kwalitatief meubilair op de tweedehands markt en zorgen eventueel voor refurbishment.

Demontabel en uitwisselbaar nieuw meubilair

In het derde perceel zit een aanbieder van circulair meubilair waar de UU terecht kan als er ook op de tweedehands markt niet kan worden voldaan aan de vraag: EromesMarko. Dit betreft nieuwe meubels, maar wel: demontabel, uitwisselbaar en van materialen met een lage milieu-impact.

Interne webshop meubels

Convoi en Alvero zorgen ook voor het meubelmanagementsysteem. “Ze registreren de meubelstukken en plaatsen deze met foto en relevante eigenschappen op een interne webshop. Inkopers van de UU kunnen hierin gratis meubilair bestellen. Als een meubelstuk na twee jaar geen interne bestemming heeft gevonden wordt het duurzaam afgevoerd. Dit betekent meestal dat de stoel naar een opkoper gaat en alsnog een tweede leven krijgt.”

Stappenplan inkopen circulair meubilair

Voor de inkopers van de UU betekent dit een nieuwe manier van bestellen. Zij moeten hierbij een verplicht stappenplan doorlopen die leidt tot de meest duurzame mogelijkheid.

Het stappenplan in het kort:

1. Bekijk het aanbod in eigen pand(en). Niet (of deels) geslaagd > Stap 2.
2. Bekijk het aanbod in de opslag. Niet (of deels) geslaagd > Stap 3.
3. Bekijk het aanbod van de tweedehandsleveranciers. Niet (of deels) geslaagd > Stap 4.
4. Schaf nieuw circulair meubilair aan via de leverancier.

80% minder nieuw meubilair als resultaat

De aanpak lijkt te werken: de inkopers maken goed gebruik van de opslag en de inkoop van nieuw meubilair is met maar liefst 80% gedaald. Bijna 3.000 meubelstukken vonden in het eerste jaar intern een nieuwe plek binnen de universiteit via de opslagroute. “Qua totale kosten moeten we de balans nog opmaken. Maar we doen dit niet vanuit een financiële drijfveer, maar vanuit een duurzame drijfveer.”

Dit artikel is gepubliceerd binnen het project van de duurzaamheidskring ‘afval en circulair’ met instellingen in het hoger onderwijs. Deze is geïnitieerd en gefinancierd door het programma VANG Buitenshuis van Rijkswaterstaat. Klimaatplein partner Stichting Stimular begeleidt het initiatief.

Foto’s: Dick Boetekees en Convoi